sri wahyuni: PENCATATAN DAN PELAPORAN KESMAS

MAKALAH ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

TENTANG

PENCATATAN DAN PELAPORAN KESEHATAN MASYARAKAT

OLEH :

SRI WAHYUNI

11211090

DOSEN PEMBIMBING : ETY APRIANTI, S.KM

II.A KEBIDANAN

STIKes MERCUBAKTIJAYA PADANG

2013

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Sesuai dengan sistem Kesehatan Nasional, upaya kesehatan diselenggarakan melalui upaya kesehatan Puskesmas, peran serta masyarakat dan rujukan upaya kesehatan.Puskesmas mempunyai pungsi sebagai pusat pengembangan peran serta masyarakat, pusat pembinaan kesehatan masyarakat dan pusat pelayanan kesehatan masyarakat.Berdasarkan perkembangannya maka dalam pelayanan kesehatan masyarakat, aspek kuratif dan prepentif tidak dapat dipisahkan. Hal ini berarti dalam mengembangkan sitem pelayanan kesehatan di Indonesi kedua aspek ini tidak boleh dipisahkan, baik di rumah sakit maupun di puskesmas. Departemen Kesehatan menyiapkan rencana induk pelayanan kesehatan terpadu di Indonesia. Akhirnya pada tahun 1968 dalam rapat kerja kesehatan nasional, dicetuskan bahwa Puskesmas adalah merupakan sitem pelayanan kesehatan terpadu yang kemudian dikembangkan oleh pemerintah (Departemen Kesehatan) menjadi Pusat Pelayanan Kesehatan Masyarakat (Puskesmas). Puskesmas disepakati sebagai unit pelayanan kesehatan yang memberikan pelayanan kuratif dan prefentif secara terpadu, meneluruh dan mudah dijangkau dalam wilayah kerja kecamatan atau sebagian kecamatan, dikotamadya atau kabupaten.

Selanjutnya puskesmas juga dilengkapi dengan piranti manajerial yaitu statifikasi puskesmas guna penilaian puskesmas, micro Planning untuk perencanaan dan lokakarya mini (lokmin) untuk pengorganisasian kegiatan dan pengembangan kerjasama tim dan program paket terpadu kesehatan dan keluarga berencana (posyandu) untuk pertanggung jawaban puskesmas terhadap pelayanan masyarakat.

Dalam rangka membina petugas kesehatan untuk dapat bekerjasama dalam tim sehingga dapat melaksanakan fungsi puskesmas dengan baik dikembangkanlah sebuah metode yang dikenal dengan Lokakarya Mini Puskesmas. Lokakarya Mini Puskesmas merupakan suatu pertemuan antara petugas puskesmas dan petugas puskesmas dengan sektor terkait (lintas sektoral) untuk meningkatkan kerjasama tim, memantau cakupan pelayanan puskesmas serta membina peran serta masyarakat secara terpadu agar dapat meningkatkan fungsi puskesmas.

Tujuan

Tujuan Umum:

Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dab mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelolaa kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (didalam dan diluar gedung)dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolan upaya kesehatan masyarakat

Tujuan Khusus:

Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur
Terlaksananya pelaporan data secara teratur ke berbagai jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan dan teratur sesuai dengan peraturan yang berlaku
Digunakan data tersebut untuk mengambil keputusan dalam rangka pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diberbagai tingkat administrasi.

Manfaat

Penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan selama pendidikan.

Metode

Metode yang digunakan,penulis menggunakan metode penelitian dengan cara mencari informasi dari buku dan internet

BAB II

PEMBAHASAN

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan : 253).

Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan. Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tersebut (syahlan : 256).

Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.

Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem PencatatanTradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.

Sistem Pencatatan Tradisional adalah system pencatatan yang memiliki catatan masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam sistem ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog, Ahli Gizi dsb) mempunyai catatan sendiri – sendiri secara terpisah. Keuntungan system ini adalah pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan system ini adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugaskesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntassulit dilakukan.

Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi pada Masalah (Problem Oriented Record /POR). Keuntungan system ini adalah kerjasama antar tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara menyeluruh.Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data kesehatan sebaik mungkin.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan merupakan :

1. Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yangdiperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dapahami isinya.

2. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dandipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.

3. Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagaialat/sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.

Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:

(1) pencatatan, pelaporan, dan pengolahan;

(2) analisis; dan

(3) pemanfaatan.

Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat. Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso, 2008).

Untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, standar mutu (Input, Proses, Lingkungan dan Output) perlu dikaji dan dirumuskan kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan.

Metode Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas.

Mamfaat pencatatan adalah sebagai berikut :

1. Memberi informasi tentang keadaan masalah atau kegiatan

2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan atau peristiwa

3. Bahan proses belajar dan bahan penelitian

4. Sebagai pertanggungjawaban

5. Bahan pembuatan laporan

6. Perencanaan, pelaksaan, dan evaluasi

7. Bukti hukum

8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta mengingatkan kegiatan peristiwa khusus.

Bentuk pencatatan berdasarkan isi meliputi

1. Catatan tradisional : berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan oleh pencatat secara tidak sistematis, tidak lengkap dan biasanya berupa catatan harian.

2. Catatan sistematis : menggambarkan pola keadaan, masalah dan langkah pemecahan masalah.

Batasan dari pencatatan dan pelaporan adalah sebagai berikut :

Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

Macam-macam Pencatatan

Model naratif atau narasi.

Sering di sebut tekhnik pencatatan yang berorientasi pada sumber data.

Keuntungan:

1. Sudah di kenal

2. Udah di kombinasikan dengan cara dokumentasi lain

3. Jika di tulis dengan tepat bisa mencakup seluruh keadaan pasien

4. Mudah di tulis

Kekurangan

1. Tidak terstruktur dan simpang siur datanya.

2. Perlu banyak waktu

3. Terbatas dengan kemampuan pelayanan kesehatan

4. Informasi sulit untuk jangka panjang

Naratif adalah model lama, tradisional yang paling fleksible. Sistem pencatatan naratif cara penulisannya mengikuti dengan ketat urutan kejadian atau kronologis. Dengan cara naratif ini tiap institusi mempunyai kebijakan sendiri dalam sistem pencatatan.

Pengelolaan

Pencatatan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan didesa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut

Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)

Kegunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Penggunaan dalam anggota keluarga yang mengindap salah satu penyakit misalnya penderita TBC paru,Kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi. Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu Kartu Tanda Pengenal Keluarga(KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.

Kartu rawat jalan

Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan kartu untuk pencatatan identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

Kartu indeks penyakit

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien , riwayat dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukkan khusus penderita penyakit TBC, paru, dan kusta.

Kartu Ibu

Merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.

Kartu anak

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitative yang di berikan kepada balita dan anak pra sekolah.

KMS balita, anak sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pelayanan dan pertumbuhan yang di peroleh balita dan sekolah.

KMS ibu hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang di terima ibu hamil.

KMS usia lanjut(USILA)

Merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial dan di gunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan USILA.

Merupakan formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, yang telah di catat di kartu dan catatan lainnya Ada beberapa jenis register sebagai berikut:

1. Nomor indeks pengunjung puskesmas

2. Rawat jalan

3. Register kunjungan

4. Register rawat inap

5. Register KIA dan KB

6. Register kohort ibu dan balita

7. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi

8. Register penimbangan balita

9. Register imunisasi

10. Register gizi

11. Register kapsul beryodium

12. Register anak sekolah

13. Sensus harian kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi , dan penyakit.

Adapun kriteria system pencatatan data kesehatan yang baik mencakup hal – hal di bawah ini:

a. Pencatatan Harus Sistematis, Jelas, Ringkas dan mengacu pada responpasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan.

b. Ditulis dengan Baik dan menghindari kesalahan.

c. Tepat Waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan dilakukan.

d. Ditulis secara Terperinci mencakup What, Why, When, Where, Whoand How

e. Menghindari kata-kata yang sulit diukur

f. Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukanpencatatan.

2. Pelaporan

Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat dilakukan baiksecara tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan atau intervensi yang telahdilaksanakan.

a. Laporan Lisan

1) Kelemahan: Kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal-hal yangbaik-baik saja dan bersifat subyektif.

2) Keuntungan: Hasil dari kegiatan/intervensi yang telah dilakukandan data yang telah terkumpul dapat segera ditindaklanjuti dalamwaktu yang lebih cepat.

b. Laporan Tertulis

1) Kelemahan: memakan waktu dan biaya yang lebih.

2) Keuntungan: bisa lebih bersifat Objektif dan lebih terperinci sertapelaporan dapat bersifat positif maupun negative.

Pencatatan dan Pelaporan menurut POTTER dan PERRY adalah :

1. Komunikasi

Sebagai alat komunikasi yang efektif antar petugas kesehatansehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan dapat tercapai.

2. Pendidikan

Sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalahkesehatan dan pemecahannya

3. Pengalokasian Dana

Dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dankegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia.

4. Evaluasi

Sebagai dasar ntuk melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi yangdiberikan.

5. Dokumen yang Sah

Sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan biladidapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk keperluan pengadilan.

6. Jaminan Mutu

Dapat memberikan jaminan kepada masyarakat terhadap mutulayanan kesehatan yang diberikan.

7. Penelitian

Merupakan sumber data yang sangat bemanfaat untuk kepentinganpenelitian atau riset.

8. Analisis

Merupakan dasar analisis masalah kesehatan pada individu, keluargamaupun masyarakat.

9. Feed Back

Dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkanpelayanan kesehatan kepada masyarakat.

Pelaksanaan

1) Pencatatan dengan menggunakan format

a. Family folder

b. Buku register

1) Rawat jalan dan rawat inap

2) Penimbangan

3) Kohort ibu.

4) Kohort anak

5) Persalinan

6) Laboratorium

7) Pengamatan penyakit memar

8) Imunisasi

9) PKM

c. Kartu indeks penyakit ( kelompok penyakit )

d. Kartu perusahaan

e. Kartu murid

f. Sensus harian (penyakit dan kegiatan puskesmas mempermudah pembuatan laporan

2) Pelaporan

Jenis dan periode laporan

a. Bulanan

1) Data kesakitan

2) Data kematian

3) Data operasional (gizi, imunisasi, KIA, KB, dsb)

4) Data managemen obat

b. Triwulan

1) Data kegiatan puskesmas

c. Tahunan

1) Umum dan fasilitas

2) Saran

3) Tenaga

Prosedur Pengisian Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)

Prosedur pengisian SP2TP, yaitu:

1) Formulir SP2TP mengacu pada formulir cetakan 2006 baik bulanan maupun tahunan.

2) Pada formulir SP2TP diisi oleh masing-masing penanggung jawab program.

3) Penanggung jawab program bertangung jawab penuh terhadap kebenaran data yang ada.

4) Hasil akhir pengisian data di ketahui oleh kepala puskesmas.

5) Di dalam pengentrian ke komputer dapat dilakukan oleh petugas yang ditunjuk atau staf pengelola program bersangkutan.

6) Data pada formulir SP2TP agar diarsipkan sebagai bukti didalam pertangungjawaban akhir minimal 2 tahun.

7) Semua data diisi berdasarkan kegiatan yang dilakukan oleh puskesmas.

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP).

SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 63/Menkes/SK/II/1981.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang ditetapkan melalui SK MENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi, Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok Puskesmas.

Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut DepKes. Ri (1992) adalah sebagai berikut:

Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatn di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI no.63/Menkes/SK/II/1981
Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu
Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.
Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang di tetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang di tetapkan
Pencatatn dan pelapopran rekapitulasi kegiatan yang di selenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah di tetapkan.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SP2TP/SIMPUS dapat juga membantu dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan, bahkan kehadiran sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai suatu hal yang cukup membebani petugas puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah-masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis.

Tujuan SP2TP

Tujuan Umum

Tersedianya data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.

Tujuan Khusus

1. Tersedianya data secara akurat yang meliputi segala aspek.

2. Terlaksananya pelaporan yang secara teratur diberbagai jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang berlaku.

3. Digunakan data tersebut sebagai alat pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan rencana dalam bidang program kesehatan.

Untuk kelancaran kegiatan SP2TP di Puskesmas, maka dibentuk pengorganisasian yang terdiri dari: (Ahmad, 2005).

Penanggung Jawab (Kepala Puskesmas)

Tugas penanggung jawab adalah memberikan bimbingan kepada koordinator SP2TP dan para pelaksana kegiatan di Puskesmas.

Koordinator (Petugas yang ditunjuk Kepala Puskesmas)

Koordinator SP2TP bertugas:

1) Mengumpulkan laporan dari masing-masing pelaksana kegiatan.

2) Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan bulanan SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke DInas Kesehatan Dati II paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.

3) Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Dati II paling lambat 31 Januari tahun berikutnya.

4) Menyimpan arsip laporan SP2TP dari masing-masing pelaksana kegiatan.

5) Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP kepada Kepala Puskesmas.

6) Mempersiapkan pertemuan berkala setiap 3 bulan yang dipimpin oleh Kepala Puskesmas dengan pelaksanaan kegiatan untuk menilai pelksanaan kegiatan SP2TP.

Anggota (Pelaksana Kegiatan di Puskesmas)

Pelaksana kegiatan SP2TP bertugas:

1) Mencatat setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada.

2) Mengadakan bimbingan terhadap Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa.

3) Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan Puskesmas Pembantu serta Bidan di Desa menjadi laporan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Hasil dari rekapitulasi ini merupakan bahan untuk mengisi/membuat laporan SP2TP.

4) Setiap tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan masing-masing dalam 2 rangkap dan disampaikan kepada coordinator SP2TP Puskesmas. Dengan rincian satu rangkap untuk arsip coordinator SP2TP Puskesmas dan satu rangkap oleh Koordinator SP2TP Puskesmas disampaikan ke Dinas Kesehatan Dati II.

5) Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

6) Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya.

Ruang Lingkup SP2TP

SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu (PUSTU) dan puskesmas keliling.
Pencatatan dan pelaporan mencakup:

1) Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas

2) Data ketenagaan di puskesmas

3) Data sasaran yang dimiliki puskesmas

4) Data kegiatan pokok puskesmas

a. KIA

b. KB

c. Usaha kesehatan gizi

d. Kesehatan lingkungan

e. Pemberantasan dan pencegahan penyakit menular

f. Pengobatan termasuk penanganan darurat karena kecelakaan

g. Penyuluhan kesehatan masyarakat

h. Kesehatan sekolah

i. Kesehatan olahraga

j. Perawatan kesehatan

k. Masyarakat

l. Kesehatan kerja

m. Kesehatan gigi dan mulut

n. Kesehatan jiwa

o. Kesehatan mata

p. Laboratorium sederhana

q. Pencatatan dan pelaporan dalam rangka SIK

r. Pembinaan pengobatan traditional

s. Kesehatan remaja

t. Dana sehat

Pelaporan dilakukan setelah periodik (bulan,semester,tahunan)

Alur Pengiriman SP2TP

Aturan pengiriman sampai saat ini:

a. Dikirim kedinas kesehatan tingkat II, diteruskan kedinas kesehatan tingkat I, kemudian diteruskan ke departemen kesehatan (bagian informasi Ditjen pembinanaan kesehatan masyarakat)

b. Umpan balik dikirim ke kanwil ke departemen kesehatan provinsi

c. Alur pengiriman jangka panjang

d. Mengikuti alur jenjang administrasi organisasi. Departemen kesehatan menerima laporan dari kanwil departemen kesehatan provinsi

Pengolahan Analisa Dan Pemanfaatan

Dilaksanakan pada setiap jenjang administrasi
Pemanfaatan disesuaikan dengan tugas dan fungsi dalam pengambilan keputusan
Dipuskesmas digunakan untuk pemantauan dan pelaksanaan program operasionalisasi early warning system.
Pada Dati TK II digunakan untuk pemntauan, pengendalian dan pengambilan tindak koreksi yang diperlukan.
Dati TK I digunakan untuk perencanaan program dan pemberian bantuan yang diperlukan
Pada tingkat pusat digunakan untuk pengambilan kebijaksanaan pada tingkat nasional

Pemamfaatan data SP2TP

Untuk memenuhi kebutuhan administrasi pada jenjang yang lebih tinggi dalam rangka pembinaan, perencanaan dan penetapan kebijaksanaan.
Dimamfaatkan puskesmas untuk meningkatkan upaya kesehatan puskesmas, melalui :

a. Perencanaan (perencanaan mikro)

b. Penggerakkan dan pelaksanaan (lokakarya mini puskesmas)

c. Pengawasan, pengendalian dan penilaian (stratifikasi).

Laporan SP2TP

Adapun beberapa jenis laporan yang di buat oleh puskesmas antara lain:

Laporan harian untuk melakukan kejadian luar biasa penyakit tertentu.
Laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang di tanggulangi.
Laporan bulanan untuk melakukan kegiatan rutin program.

Laporan jenis ini ada 4 jenis yaitu:

LB1: berisi data kesakitan
LB2: berisi data kematian
LB3: berisi data program gizi, KIA, KB, dll
LB4: berisi data obat-obatan

Bentuk formulir pelaporan:

Formulir LB: untuk data kesakitan dan obat dengan LPLPO
Formulir LT: untuk data kegiatan
Formulir LS: untuk data saran, kegiatan dan kematian
LB1: laporan data kesakitan, kasus lama dan kasus baru
LB2: laporan data kematian (tidak dipakai) dan laporan obat-obatan (LPLPO)
LB3: gizi, KB, Imunisasi, KIA, Pengamatan Penyakit Menular
LB4: Kunjungan puskesmas, kesehatan olahraga, kesehatan sekolah, rawat tinggal, dll
LT: laporan kegiatan puskesmas (tribulan)

a. LT1 :

1) Keadaan sarana puskesmas

2) Dasar UKS

3) Kesehatan lingkungan

4) Kesehatan jiwa

5) Program pendidikan dan pelatihan

6) Program pemberantasan penyakit dan gizi

b. LT2 (kepegawaian) :

1) Tenaga PNS di puskesmas

2) Tenaga PTT di puskesmas

3) Tenaga PNS di puskesmas pembantu

c. LP3 (peralatan) :

1) Linen

2) Peralatan laboratorium

3) Peralatan untuk kesehatan gigi

4) Peralatan untuk penyuluhan

5) Peralatan untuk tindakan medis dan non medis 9.. laporan data puskesmas

LSD1: data kependudukan, fasilitas pendidikan, kesehatan, lingkungan dan peran serta.
LSD2: keterangan puskesmas dan puskesmas pembantu.
LSD3: peralatan puskesmas dan puskesmas pembantu.

Ada juga laporan lain seperti laporan triwulan, laporan semester dan laporan tahunan yang mencakup data kegiatan program yang sifatnya lebih komprehensif disertai penjelasan secara naratif. Yang terpenting adalah bagaimana memanfaatkan semua jenis data yang telah dibuat dalam laporan sebagai masukan atau input untuk menyusun perencanaan puskesmas (micro planning)mdan lokakarya mini puskesmas (LKMP). Analisis data hasil kegiatan program puskesmas akan diolah dengan menggunakan statistic sederhana dan distribusi masalah dianalisis menggunakan pendekatan epidemiologis deskriptif. Data tersebut akan disusun dalam bentuk tabel dan grafik informasi kesehatan dan digunakan sebagai masukkan untuk perancanaan pengembangan program puskesmas. Data yang digunakan dapat bersumber dari pencatatan masing-masing kegiatan program kemudian data dari pimpinan puskesmas yang merupakan hasil supervisi lapangan.

Alur Laporan

Laporan dari Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I dan Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi serta pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :

Laporan Triwulan

a) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 1.

b) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 2.

c) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 3

d) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LB 4

Laporan Tahunan

a) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-1

b) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-2

c) Hasil entri data/rekapitulasi laporan LT-3

Frekuensi Laporan

Laporan Triwulan

Laporan Triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud. Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini.

a) Kepala Dinas Kesehatan Dati I

b) Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi

c) Depkes RI Ditjen Binkesmas

Laporan Tahunan

Dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini

a) Kepala Dinas Kesehatan Dati I

b) Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi

c) Depkes RI Ditjen Binkesmas

Mekanisme Laporan

Tingkat Puskesmas

a. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas.

b. Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa.

c. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP.

d. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

Tingkat Dati II

a. Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes.

b. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri data.

c. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja program.

d. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 ( dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I, Kanwil Depkes Provinsi, dan Departemen Kesehatan.

Tingkat Dati I

a. Pengolahan dan pemamfaatan data SP2TP di Dati I mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati II.

b. Laporan dari Dinkes Dati II, diterima oleh Dinkes Dati I dan Kanwil Depkes dalam bentuk soft file diteruskan ke pelaksana untuk dikompilasi/direkapitulasi.

c. Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program Dati I untuk diolah dan dimamfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.

Tingkat Pusat

Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimamfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.

Pelaporan SP2TP

Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Adapun formulir Laporan yang digunakan untuk kegiatan SP2TP adalah:

1) Laporan bulanan, yang mencakup: Data Kedakitan (LB.1), Data Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3) serta Data Kegiatan Puskesmas (LB.4);

2) Laporan Sentinel, yang mencakup: Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S);

3) Laporan Tahunan, yang mencakup: Data dasar Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian (LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3). Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan baling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), sedangkan Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya tanggal 31 januari tahun berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2 (data Kepegawaian) hanya di isi bagi pegawai yang baru/belum mengisi formulir data Kepegawaian (Ahmad, 2005).

Dinas kesehatan kabupaten/kota mengolah kembali laporan puskesmas dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinkes Provinsi dan Depkes Pusat. Feed back terhadap laporan puskesmas harus dikirimkan kembali secara rutin ke puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. Sejak otonomi daerah mulai dilaksanakan, puskesmas tidak wajib lagi mengirimkan laporan ke Depkes Pusat. Dinkes kabupaten/kotalah yang mempunyai kewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Depkes Pusat

Ruang Lingkup